Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

Comms Connect GmbH

Tal 30, 80331 München

Vertreten durch: Rainer Roloff

„Comms OS" / „CommsOS" ist eine Marke und ein Produkt der Comms Connect GmbH.

E-Mail: info@comms-connect.de

Telefon: +49 89 4522 1556

Datenschutz-Anfragen: privacy@commsos.de

2. Hosting

Die Comms OS Plattform wird über folgende Dienstleister betrieben:

Frontend-Hosting: Vercel

Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA. Das Vercel Edge Network kann HTTP-Anfragen global verarbeiten. Anwendungsdaten werden nicht bei Vercel gespeichert.

Backend & Datenbank: Supabase

Supabase Inc., USA. Die Supabase-Instanz für Comms OS läuft in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Sämtliche Anwendungsdaten (Datenbank, Dateispeicher, Authentifizierung) werden ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert. Für die KI-gestützte Dokumentauswertung gilt Ziffer 6 (OpenAI).

3. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Plattform nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt. Sämtliche Daten, die Sie an uns übermitteln, können nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Nutzerkonten und Authentifizierung

Zur Nutzung von Comms OS ist ein Benutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung werden folgende Daten erhoben:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (bcrypt-gehasht gespeichert, nicht im Klartext)
• Name und Unternehmenszugehörigkeit

Die Authentifizierung erfolgt über Supabase Auth. Sitzungsdaten werden im localStorage des Browsers gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Datenverarbeitung im Portal

Im Rahmen der Nutzung von Comms OS werden folgende Daten verarbeitet:

• Hochgeladene Dokumente (Rechnungen, Verträge) – gespeichert in Supabase Storage (EU/Frankfurt)
• Analysedaten, Kostendaten und Einsparempfehlungen – gespeichert in PostgreSQL (EU/Frankfurt)
• Vertragsdaten und Asset-Informationen des Kunden

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der vertraglich vereinbarten Analyse und Optimierung Ihrer TK-/IT-Beschaffung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Auftragsverarbeitung

Comms OS verarbeitet Kundendaten im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Folgende Unterauftragsverarbeiter werden eingesetzt:

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) kann auf Anfrage bereitgestellt werden.

7. Speicherdauer

Ihre Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung der Zusammenarbeit werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (6 Jahre nach HGB, 10 Jahre nach AO für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen).

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an privacy@commsos.de.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

9. Cookies

Comms OS verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind. Es werden keine Tracking-Cookies, Analyse-Cookies oder Cookies von Drittanbietern eingesetzt.

Einwilligungsbedürftig ist im Portal allein der Versand von Fehlerberichten an Sentry (Ziffer 11). Dafür fragen wir vorab mit einem eigenen Hinweis Ihre Einwilligung ab; Ihre Wahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt. Weitere einwilligungsbedürftige Cookies oder vergleichbare Technologien setzen wir nicht ein.

10. Elektronische Unterschrift über CommsOS Sign (sign.commsos.de)

Wenn Sie über CommsOS Sign ein Dokument zur Unterschrift erhalten, ist das Unternehmen, das Ihnen das Dokument zugesandt hat, für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Der Absender ist im Dokument und in der E-Mail genannt. Die Comms Connect GmbH betreibt CommsOS und verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Verarbeitet werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre angegebene Funktion, Ihre Bestätigung der Vertretungsbefugnis, Ihr Unterschriftsbild sowie ausgefüllte Felder und Anhänge. Hinzu kommen die Zeitpunkte von Einladung, Öffnen, Code-Bestätigung und Unterschrift, Ihre IP-Adresse, der daraus abgeleitete ungefähre Ort, Angaben zu Browser und Betriebssystem sowie die Lesedauer.

Die Verarbeitung dient dem Nachweis, wer wann was unterschrieben hat, dem Schutz vor Missbrauch und der digitalen Versiegelung. Der Nachweis wird als Prüfprotokoll im PDF festgehalten. An den Zeitstempeldienst ssl.com wird ausschließlich ein Hashwert des fertigen PDFs übermittelt. Die Rechtsgrundlage beim Verantwortlichen ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Nach der Code-Bestätigung wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie gesetzt. Es ist 30 Minuten gültig; seine Gültigkeit verlängert sich bei Aktivität. Es findet kein Tracking statt. E-Mails für Einladung, Code, Erinnerung und Abschluss werden über Resend versandt, wie in Abschnitt 6 beschrieben. Die Daten werden bei Supabase in der EU in Frankfurt gespeichert.

Das unterschriebene Dokument mit Prüfprotokoll bewahrt der Verantwortliche entsprechend seinen Aufbewahrungspflichten auf. Bitte machen Sie Ihre Datenschutzrechte, etwa auf Auskunft oder Löschung, gegenüber dem Absender geltend. Anfragen an support@commsos.de werden an ihn weitergeleitet.

11. Fehlerberichte (Sentry), nur mit Ihrer Einwilligung

Im Portal (app.commsos.de, demo.commsos.de und die Subdomains der Kunden) können wir zur technischen Fehlerdiagnose den Dienst Sentry der Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA, einsetzen. Sentry wird erst aktiviert, wenn Sie im Hinweis „Fehlerberichte" auf „Erlauben" klicken. Ohne Ihre Einwilligung wird keine Verbindung zu Sentry aufgebaut.

Verarbeitet werden im Fehlerfall technische Absturzdaten (Fehlermeldung, betroffene Programmstelle, Browser- und Gerätetyp, Version der Anwendung, aufgerufene Seite) sowie bei einer Zufallsauswahl von 10 % der Seitenaufrufe Leistungsdaten (Lade- und Antwortzeiten). Beim Senden wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an Sentry übermittelt. Die standardmäßige Übertragung personenbezogener Daten ist abgeschaltet (sendDefaultPii: false); eine Sitzungsaufzeichnung (Session Replay) findet nicht statt.

Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union empfangen und gespeichert (ingest.de.sentry.io). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Soweit Daten in die USA gelangen, ist der Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihre Wahl („Erlauben" oder „Ablehnen") speichern wir im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, damit wir sie beachten können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Öffnen Sie in der Fußzeile des Portals „Fehlerberichte" und wählen Sie „Ablehnen". Ab dann werden keine Fehlerberichte mehr gesendet. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Weitere Informationen: sentry.io/privacy.

12. Rechnungsstellung (Stripe)

Für kostenpflichtige Tarife legen wir Kunde und Abonnement bei Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland) an; Stripe erstellt und versendet die Rechnungen an die hinterlegte Rechnungsadresse. Verarbeitet werden Firmenname, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand, Tarif und Rechnungsbeträge. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unsere gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.