Onboarding
Von der Zusage zum eigenen Portal
Was Sie liefern, was wir übernehmen, in welcher Reihenfolge. Wählen Sie unten aus, welche Kategorien Ihr Portal führen soll, von Software-Lizenzen über Mobilfunk bis zu Druck und Rechenzentrum. Die Liefer-Checkliste wächst mit Ihrer Auswahl mit, sodass am Ende genau das darin steht, was für Ihren Umfang gebraucht wird.
Diese Seite ist vollständig ohne Anmeldung nutzbar. Sie ist gedacht zum Weitergeben an IT, Einkauf, Personal und Datenschutz, weil diese vier Bereiche über den Zeitplan entscheiden.
Kategorien
12
Software bis Rechenzentrum
Ablauf
6 Phasen
mit Abnahmekriterium
Typische Dauer
6 bis 12 Wochen
Treiber ist der Anbieter
Unterlagen
Vorab prüfbar
AVV und TOM öffentlich
Schritt 1
Der Ablauf, mit Verantwortung auf beiden Seiten
Jede Phase hat ein Ergebnis, an dem sich messen lässt, ob sie abgeschlossen ist. Das ist kein Marketing-Zeitstrahl, sondern der Plan, gegen den wir gemeinsam abnehmen.
- 1
Kickoff und Zieldefinition
Woche 1Sie
- ·Projektleitung benennen und je einen Entscheider für IT, Einkauf, HR und Datenschutz
- ·Kategorien und Funktionen auswählen und den Umfang bestätigen
Wir
- ·Abnahmekriterien schriftlich festhalten, gemeinsam mit Ihnen
- ·Terminplan mit Namen und Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten
Phase abgeschlossen, wenn: Projektplan liegt vor, jede Aufgabe hat einen Namen und ein Datum.
- 2
Freigaben und Verträge
Woche 1 bis 2Sie
- ·Auftragsverarbeitungsvertrag zeichnen
- ·Betriebsrat einbeziehen, sofern Nutzungsdaten einzelnen Personen zuzuordnen sind
- ·Vollmacht für die Anbieterkommunikation erteilen
Wir
- ·Auftragsverarbeitungsvertrag auf Ihre Gesellschaften ausstellen
- ·Sicherheitsfragebogen Ihres Einkaufs ausfüllen, Unterlagen aus dem Trust Center bereitstellen
- ·Systembeschreibung für Ihre Mitbestimmung liefern
Phase abgeschlossen, wenn: Vertrag und Vollmacht liegen unterschrieben vor, Datenschutz hat freigegeben.
- 3
Vertragsaufnahme
Woche 2 bis 4Sie
- ·Den Mindestsatz je Vertrag liefern, für alle gewählten Kategorien
- ·Rückfragen aus einer gebündelten Liste beantworten, nicht einzeln über Wochen verteilt
Wir
- ·Fehlende Bestandsdaten mit Ihrer Vollmacht direkt bei den Anbietern anfordern
- ·Ihre Angaben gegen Anbieterauskunft und Rechnungen abgleichen
- ·Abweichungen und Lücken dokumentiert zurückmelden
Phase abgeschlossen, wenn: Jeder Vertrag hat Anbieter, Volumen, Verlängerungstermin und Verantwortlichen. Ab hier läuft die Frühwarnung.
- 4
Aufbau und Branding
Woche 4 bis 6Sie
- ·Logo, Farben und Subdomain freigeben
- ·CNAME und Mail-Einträge durch Ihre IT setzen lassen
Wir
- ·Mandant aufsetzen, Daten importieren, Rollen und Freigabewege einrichten
- ·Single Sign-On und HR-Anbindung anschließen, sofern gewählt
Phase abgeschlossen, wenn: Ihr Portal ist unter Ihrer Subdomain erreichbar, in Ihrem Erscheinungsbild, mit Ihren Daten.
- 5
Pilot
Woche 6 bis 8Sie
- ·Eine Kategorie oder einen Standort im Echtbetrieb arbeiten lassen
- ·Rückmeldungen gesammelt geben
Wir
- ·Korrekturen einarbeiten
- ·Ihre Administratoren schulen und die Anleitungen auf Ihren Stand bringen
Phase abgeschlossen, wenn: Abnahme gegen die Kriterien aus Phase 1, schriftlich protokolliert.
- 6
Go-Live und Betrieb
ab Woche 8Sie
- ·Belegschaft informieren, nach dem in Phase 2 abgestimmten Plan
Wir
- ·Rollout auf alle Kategorien und Standorte
- ·Laufender Support und Quartalsgespräch zu Bestand, Kosten und offenen Verlängerungen
Phase abgeschlossen, wenn: Vollbetrieb. Der Bestand ist ab hier dauerhaft aktuell, nicht einmalig sauber.
Was den Zeitplan wirklich treibt
Die Vollmacht
Sie muss durch Ihre Zeichnungsberechtigung. Das ist häufig der einzelne Schritt, der ein Projekt um Wochen verschiebt, obwohl er zehn Minuten Arbeit ist. Deshalb steht er in Phase 2 und nicht später.
Die Bestandsdaten beim Anbieter
Wie schnell ein Carrier oder Hersteller den vollständigen Bestand herausgibt, entscheidet über Phase 3. Mit einem benannten Betreuer geht es deutlich schneller als über die allgemeine Hotline. Diesen Teil übernehmen wir, aber wir können ihn nicht erzwingen.
Die Mitbestimmung
Sobald Nutzungsdaten einzelnen Personen zuzuordnen sind, ist Ihr Betriebsrat zu beteiligen. Das gilt für Lizenz-Nutzungsdaten genauso wie für Telefonie. Wird das erst kurz vor Go-Live angestoßen, verschiebt sich der Termin unabhängig davon, wie fertig die Software ist.
Schritt 2
Umfang festlegen
Zwei getrennte Fragen. Erstens: welche Verträge sollen im Portal geführt werden. Zweitens: was soll das Portal darüber hinaus können. Jede Auswahl ergänzt die Checkliste im nächsten Schritt um genau die Angaben, die dafür gebraucht werden.
Kategorien · 0 von 12 gewählt
Was soll verwaltet werden. Die meisten starten mit einer Kategorie und nehmen die übrigen später dazu, ohne dass der Aufbau von vorn beginnt.
Funktionen, die immer enthalten sind
- Anbieter- und VertragsübersichtAlle Verträge über alle Kategorien an einer Stelle, statt in Mailanhängen und Einzeltabellen.
- Verlängerungs-FrühwarnungErinnerung vor jeder Kündigungsfrist. Kein Vertrag verlängert sich mehr unbemerkt.
- Kostenübersicht je Kategorie und KostenstelleWas zahlen wir wofür, in der Struktur Ihres Controllings.
- Rollen und RechteJede Rolle sieht genau das, was sie sehen darf. Mandantentrennung auf Datenbankebene.
- Auswertungen und ExportJede Sicht als Excel oder CSV. Ihre Daten bleiben jederzeit vollständig exportierbar.
- Audit-LogNachvollziehbar, wer wann was geändert hat. Voraussetzung für jede interne Revision.
Funktionen zur Auswahl · 0 von 8 gewählt
Was das Portal zusätzlich können soll.
Schritt 3
Was wir von Ihnen brauchen
Vollständig und mit Begründung, damit intern niemand raten muss, wofür eine Angabe gut ist. Haken Sie ab, was schon vorliegt. Ihr Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
Der Mindestsatz, je Vertrag
Diese sechs Angaben brauchen wir für jeden einzelnen Vertrag, unabhängig von der Kategorie. Für Microsoft 365 genauso wie für Adobe, DeepL, Ihren Mobilfunkvertrag, die Drucker und das Rechenzentrum.
Liegen sie vor, arbeitet das Portal bereits: Es zeigt die Kosten je Kategorie und warnt vor jeder Kündigungsfrist. Alles Weitere in der Checkliste erhöht nur die Tiefe. Am einfachsten liefern Sie das als eine Tabelle mit einer Zeile je Vertrag und diesen sechs Spalten.
Unternehmen und Struktur
Das Gerüst, auf das später jede Auswertung und jede Freigabe zeigt.
Menschen und Rechte
Wer im Portal auftaucht und wer dort was darf. Grundlage auch dafür, Lizenzen und Geräte überhaupt jemandem zuordnen zu können.
Zugänge und Vollmachten
Damit wir für Sie bei den Anbietern auftreten können, statt Sie mit Rückfragen zu beschäftigen.
Branding und Domain
Ihr Portal soll aussehen wie Ihres, nicht wie unseres.
Recht und Mitbestimmung
Der Block, an dem Konzernprojekte häufiger scheitern als an der Technik. Deshalb steht er hier und nicht im Kleingedruckten.
Schritt 4
Die Anbieter übernehmen wir
Der Engpass in solchen Projekten sitzt selten bei Ihnen. Er sitzt bei der Herausgabe der Bestandsdaten, bei Vollmachten und bei Verträgen, die niemand mehr vollständig findet. Genau dieser Teil ist unser Tagesgeschäft.
Wir übernehmen
- ·Anforderung des vollständigen Bestands beim Anbieter, mit Ihrer Vollmacht und in Ihrem Namen
- ·Abgleich der Anbieterauskunft gegen Ihre Rechnungen und Ihre eigenen Listen
- ·Klärung von Abweichungen direkt mit dem Anbieter, ohne Sie in jede Mail zu setzen
- ·Aufbereitung in ein importierbares Format, auch aus PDF-Rechnungen
- ·Verhandlung und Vertragsanpassungen im laufenden Betrieb
Dafür brauchen wir von Ihnen
- ·Die unterschriebene Vollmacht, Vorlage kommt von uns
- ·Kunden- und Vertragsnummern je Anbieter
- ·Den Namen Ihres Betreuers beim jeweiligen Anbieter, sofern es einen gibt
Ein benannter Betreuer verkürzt diese Phase deutlich gegenüber dem Weg über die allgemeine Hotline. Wenn es keinen gibt, läuft es trotzdem, nur langsamer.
Schritt 5
Was Ihr Einkauf und Ihr Datenschutz vorab prüfen können
Alle Unterlagen liegen offen, bevor Sie fragen müssen. Sie brauchen für die interne Prüfung kein Gespräch mit uns und keine Freigabe.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Nach Art. 28 DSGVO, inklusive Standardvertragsklauseln und der vollständigen Anlage zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen.
Security und Compliance
Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Mandantentrennung, Audit-Logging, Incident-Management und Wiederherstellung im Detail.
Subprozessoren
Vollständige Liste mit Zweck und Standort. Verarbeitung ausschließlich in der EU, Region Frankfurt.
Trust Center
Alle rechtlichen Dokumente an einer Stelle, für Weitergabe an Einkauf, Revision und Datenschutz.
Mitbestimmung
Sobald sich Nutzungsdaten einzelnen Mitarbeitern zuordnen lassen, ist Ihr Betriebsrat zu beteiligen. Das betrifft Lizenz-Nutzungsdaten genauso wie Telefonie, und es wird regelmäßig übersehen, weil man es nur bei der Telefonie erwartet. Wir liefern die Systembeschreibung, die Beschreibung der verarbeiteten Datenarten und die Aussagen zu Auswertbarkeit und Löschfristen, die Ihr Gremium für eine Betriebsvereinbarung braucht.
Abhängigkeit und Ausstieg
Ihre Daten gehören Ihnen und sind jederzeit vollständig in offenen Formaten exportierbar, ohne Mitwirkung durch uns. Der Vertrag regelt Herausgabe und Löschung nach Vertragsende. Fragen Ihres Einkaufs zu Anbieterrisiko, Vertretungsregelung und Fortführung beantworten wir schriftlich, bevor Sie zeichnen. Fragen Sie danach, das ist keine unangenehme Frage.
Weitere Nachweise wie Transfer Impact Assessment, Business-Continuity-Plan oder die Berichte unserer Subprozessoren stellen wir unter Vertraulichkeitsvereinbarung bereit. Formlos an privacy@commsos.de mit Stichwort „Trust-Pack".
Ihr Anforderungsprofil
Ihre Auswahl und Ihr Lieferstand als ein Dokument. Zum Drucken oder als PDF sichern brauchen Sie nichts anzugeben. Wenn Sie es uns senden, melden wir uns mit dem, was für Ihren Umfang noch fehlt, und mit einem Terminvorschlag für den Kickoff.