Softwarelizenzen verhandeln
Eine Lizenzverhandlung wird vorher entschieden.
Wer nicht belegen kann, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt werden, verhandelt über eine Zahl, die der Hersteller besser kennt als er selbst. Diese Seite beschreibt, was vor dem ersten Gespräch feststehen muss, welche Hebel es wirklich gibt und welche Klauseln nach der Unterschrift den Preis bestimmen.
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Die Verhandlung beginnt mit dem Nachweis, nicht mit dem Gespräch
Softwarehersteller verhandeln mit einem strukturellen Vorteil: Sie kennen die Vertragshistorie, die Metrik, die Nachbestellungen und die Fristen ihrer Kunden besser als deren eigene Fachbereiche. Der Kunde bringt in dieses Gespräch oft nur eine einzige belastbare Zahl mit, nämlich die aus dem letzten Vertrag. Diese Zahl ist genau das Ergebnis, das jetzt überprüft werden soll.
Deshalb ist der Nutzungsnachweis kein Vorbereitungsschritt, sondern der Verhandlungsgegenstand. Alles andere, auch der Rabatt, ist nachgelagert. Ein Nachlass auf eine Menge, die zu hoch ist, bleibt ein Nachlass auf eine Menge, die zu hoch ist.
Was vor dem ersten Gespräch feststehen muss
Bestand je Hersteller und Vertrag
Nicht die Summe aller Lizenzen, sondern die Zuordnung: Welche Lizenz hängt an welchem Vertrag, mit welcher Laufzeit und welcher Frist. Ohne diese Zuordnung verhandelt man vier Verträge, als wären sie einer.
Tatsächliche Nutzung über einen belastbaren Zeitraum
Ein Monat reicht nicht, weil Urlaub, Projektphasen und Saison das Bild verzerren. Gebraucht wird ein Zeitraum, der einen vollständigen Arbeitszyklus abdeckt, und eine Quelle, die der Hersteller nicht bestreiten kann.
Vertragsende und Kündigungsfrist
Beides in einem System, nicht in einem Kalender und nicht in einem Kopf. Eine Frist, die jemand übersieht, kostet einen ganzen Verhandlungszyklus, und niemand bemerkt den Verlust, weil nichts Sichtbares passiert.
Die Metrik, nach der abgerechnet wird
Benannter Nutzer, gleichzeitiger Nutzer, Prozessorkern, Gerät, Umsatz. Sie steht im Vertrag, oft in einer Anlage, und sie bestimmt, was eine Reduktion überhaupt bewirken kann.
Wie sich die tatsächliche Nutzung ohne Werkzeug auf jedem Endgerät erheben lässt, steht auf der Seite zum Software Asset Management. Welche Lizenzen dabei regelmäßig als ungenutzt auffallen, steht unter Software-Lizenzmanagement.
Die sechs Hebel, die es wirklich gibt
Rabatt ist der bekannteste und der schwächste. Die anderen fünf wirken über die Laufzeit stärker und werden seltener aufgerufen.
Nutzungsnachweis und Reduktion
Der einzige Hebel, der ohne Gegenleistung wirkt. Was nachweislich nicht genutzt wird, muss nicht verlängert werden. Voraussetzung ist, dass der Nachweis vor dem Gespräch steht und nicht darin behauptet wird.
Die Metrik selbst
Ein Wechsel von benannten auf gleichzeitige Nutzer ändert bei schichtweiser oder gelegentlicher Nutzung mehr als jeder Rabatt. Umgekehrt kann eine feste Zuordnung günstiger sein, wenn alle täglich arbeiten. Beides ist verhandelbar.
Laufzeit gegen Preisstabilität
Eine längere Bindung ist eine Gegenleistung, und sie sollte auch als solche eingesetzt werden. Wer sich länger bindet, sollte dafür eine Obergrenze für künftige Preiserhöhungen bekommen, nicht nur einen einmaligen Nachlass.
Bündelung und Entbündelung
Mehrere Produkte desselben Herstellers in einem Vertrag schaffen Gewicht. Sie schaffen aber auch eine gemeinsame Laufzeit, aus der man nur als Ganzes wieder herauskommt. Die Entscheidung fällt vor der Anfrage.
Zeitpunkt
Hersteller haben Quartals- und Geschäftsjahresziele, und die fallen nicht mit Ihrem Kalender zusammen. Wer den eigenen Entscheidungszeitpunkt frei wählen kann, verhandelt anders als jemand, dessen Frist diktiert, wann gesprochen wird.
Support- und Wartungsanteil
Bei dauerhaften Lizenzen ist die jährliche Wartung über die Jahre der größere Posten, und sie steht seltener zur Diskussion als der Kaufpreis. Ihre Höhe, ihre Steigerung und der Umfang der Leistung sind eigene Verhandlungspunkte.
Die Klauseln, die nach der Unterschrift den Preis bestimmen
Der verhandelte Preis gilt für die erste Periode. Was danach passiert, steht in sechs Klauseln, über die im Abschlussgespräch meist niemand mehr spricht, weil der Preis bereits feststeht.
Preisanpassung und Index
Eine Bindung an einen Index klingt neutral, wirkt aber nur in eine Richtung, wenn keine Obergrenze vereinbart ist.
Uplift bei Verlängerung
Die erlaubte Erhöhung zum Verlängerungszeitpunkt. Ohne Deckel gilt der verhandelte Preis nur für die erste Periode.
Regelung zur Nachlizenzierung
Zu welchem Preis kommen Lizenzen hinzu, die während der Laufzeit gebraucht werden. Ohne Regelung gilt der jeweils aktuelle Listenpreis.
Audit-Klausel
Ankündigungsfrist, Umfang der Daten, eingesetztes Werkzeug und der Maßstab einer Nachforderung. Alles vier ist bei Abschluss verhandelbar und später nicht mehr.
Währung und Wechselkurs
Bei Herstellern außerhalb des Euroraums entscheidet die Kursklausel mit darüber, was der Vertrag im dritten Jahr kostet.
Übertragbarkeit bei Umstrukturierung
Was passiert bei Verschmelzung, Abspaltung oder Verkauf einer Gesellschaft. Ohne Regelung ist die Zustimmung des Herstellers nötig, und die hat dann ihren eigenen Preis.
Was bei Verlängerungen regelmäßig schiefgeht
Eine Verlängerung ist eine Entscheidung. Behandelt wird sie häufig als Verwaltungsakt, und zwar aus drei Gründen, die alle miteinander zu tun haben.
Die Frist wird zu spät gesehen
Wer sechs Wochen vor Ablauf anfängt, hat keine Alternative mehr, sondern nur noch eine Unterschrift. Eine Frist, die niemandem gehört, wird von niemandem beobachtet.
Der Bestand wurde nie bereinigt
Ausgeschiedene Mitarbeiter, abgeschlossene Projekte, abgelöste Werkzeuge: Jede dieser Lizenzen verlängert sich lautlos mit, weil niemand widerspricht.
Es wird über den Rabatt gesprochen
Der Rabatt ist die einzige Position, die der Hersteller gern verhandelt, weil sie ihn am wenigsten kostet. Metrik, Uplift und Nachlizenzierung kosten ihn mehr, und deshalb stehen sie nicht auf seiner Tagesordnung.
Niemand ist zuständig
Softwareverträge liegen zwischen IT, Einkauf und Fachbereich. Wo die Zuständigkeit nicht ausdrücklich geregelt ist, verlängert der Vertrag sich von selbst, und das ist immer die teuerste Variante.
Ein Audit ist auch eine Verhandlung.
Eine Audit-Ankündigung wirkt wie eine Prüfung und ist doch der Auftakt zu einem Gespräch über Geld. Wer die eigene Nutzung belastbar kennt, tritt darin anders auf: Nicht jede Nachforderung ist begründet, nicht jedes Werkzeug muss eingesetzt werden, und der Maßstab einer Nachlizenzierung ist verhandelbar.
Regelmäßig endet ein Audit deshalb nicht mit einer Nachzahlung, sondern mit einem neuen Vertrag. Das ist kein Zufall, sondern der Zweck. Wer das weiß, verhandelt beide Teile zusammen statt nacheinander.
Häufige Fragen zum Verhandeln von Softwarelizenzen
- Wann sollte man mit der Verhandlung beginnen?
- So früh, dass die Kündigungsfrist noch eine Option ist und nicht schon eine Drohung, die niemand mehr aussprechen kann. Wer erst reagiert, wenn die Verlängerung auf dem Tisch liegt, verhandelt ohne Alternative. Der Hersteller weiß das, und er weiß es meist genauer als der Kunde.
- Was ist der stärkste Hebel in einer Lizenzverhandlung?
- Ein belastbarer Nutzungsnachweis. Wer zeigen kann, wie viele Lizenzen über einen längeren Zeitraum tatsächlich benutzt wurden, verhandelt über Tatsachen. Wer das nicht kann, verhandelt über die Zahl im letzten Vertrag, und diese Zahl stammt aus einer Zeit, die niemand mehr prüft.
- Was bedeutet die Lizenzmetrik für den Preis?
- Sie bestimmt, wofür überhaupt gezahlt wird: je benanntem Nutzer, je gleichzeitigem Nutzer, je Prozessorkern, je Gerät oder nach Umsatz. Dieselbe Software kann unter zwei Metriken völlig verschiedene Bedarfe ergeben. Die Metrik ist deshalb Gegenstand der Verhandlung und nicht deren Rahmenbedingung.
- Kann man die Zahl der Lizenzen bei einer Verlängerung reduzieren?
- In vielen Verträgen ja, aber nur zum Verlängerungszeitpunkt und nur, wenn es fristgerecht erklärt wird. Genau dafür muss die tatsächliche Nutzung vorher feststehen. Wer erst im Verlängerungsgespräch mit dem Zählen anfängt, reduziert in diesem Zyklus nicht mehr.
- Was ist ein Uplift und warum sollte er begrenzt werden?
- Ein Uplift ist die vertraglich erlaubte Preiserhöhung bei Verlängerung. Ohne Obergrenze ist der ausgehandelte Einstiegspreis nur für die erste Periode eine Aussage. Eine Deckelung über mehrere Verlängerungen hinweg wirkt über die Laufzeit oft stärker als der Preis, über den zuerst gesprochen wird.
- Wie geht man mit einer Audit-Ankündigung um?
- Ruhig und mit eigenen Zahlen. Ein Audit ist eine Vertragsprüfung, kein Ermittlungsverfahren. Verhandelbar sind Ankündigungsfrist, Umfang der herausgegebenen Daten, das eingesetzte Werkzeug und der Maßstab einer Nachforderung. Wer den eigenen Bestand belastbar kennt, ist in diesem Gespräch der ruhigere Teil.
- Braucht man dafür ein Werkzeug, das auf jedem Rechner läuft?
- Nein. Für Lizenzserver-gestützte Software lässt sich die tatsächliche gleichzeitige Nutzung aus den Protokollen des Lizenzservers auswerten, ohne einen Agenten auf den Endgeräten zu installieren. Für SaaS genügen die Verwaltungskonsolen der Anbieter. Wie das aussieht, steht auf der Seite zum Software Asset Management.
- Verhandelt Comms Connect auch mit unserem jetzigen Hersteller?
- Ja. Ein Wechsel ist selten das erste Mittel, weil Migrationen Geld und Zeit kosten, die in der Rechnung nicht auftauchen. In den meisten Fällen wird zuerst der bestehende Vertrag mit belastbaren Nutzungsdaten neu aufgesetzt. Sie entscheiden am Ende.
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